中小企業でもすぐ始められる！ChatGPTでできる業務効率化5選
Refino編集担当
ChatGPTは「文章を作るAI」だけではありません
ChatGPTというと、「文章を作るAI」というイメージを持つ方も多いかもしれません。
しかし実際には、日々の業務を効率化するための便利なパートナーとして活用できます。
特に中小企業では、人手不足や業務の属人化が課題になることが少なくありません。そんな場面でChatGPTを活用すると、日々の作業時間を短縮できる可能性があります。
① メール作成
ChatGPTはメールの下書きを短時間で作成できます。
ゼロから考える負担を減らせるため、日々の業務効率化に役立ちます。
例えば
- お客様への返信
- お礼メール
- お知らせメール
などの下書きを数秒で作成できます。
最終確認は必要ですが、ゼロから文章を考える時間を大幅に減らせます。
②議事録の整理
会議の内容をそのまま文章にするだけでなく、「決定事項」「今後の課題」「担当者ごとの対応事項」などに整理することもできます。
社内会議だけでなく、お客様との打ち合わせ内容をまとめる際にも役立ちます。
会議内容を箇条書きで入力すると、
- 要点整理
- 今後の課題
- 次回までの対応事項
などを見やすくまとめることができます。
③Excel関数の相談
「どの関数を使えばよいか分からない」という段階でも相談できます。
条件に合った関数の提案だけでなく、数式の意味も分かりやすく説明してくれるため、Excelの学習にも役立ちます。
例えば
「VLOOKUPがうまく動かない」
「この関数を作りたい」
といった相談にも活用できます。
Excel初心者でも調べる時間を短縮できます。
④マニュアル作成
作業手順を箇条書きで入力するだけでも、読みやすいマニュアルや手順書の形に整えてくれます。
新入社員向けの教育資料や、引継ぎ資料の作成にも活用できます。
社内で使う
- 手順書
- 操作マニュアル
- 引継ぎ資料
などの作成もサポートできます。
文章のたたき台として利用すると効率的です。
⑤アイデア出し
「何から始めればよいか分からない」という段階でも、さまざまな視点からアイデアを提案してくれます。
ブログ記事やホームページだけでなく、新サービスの企画やキャッチコピーの作成にも活用できます。
新しいサービスやホームページの内容など、
「何を書けばいいかわからない」
というときのアイデア出しにも役立ちます。
AIは人の代わりではなく、仕事をサポートする存在
ChatGPTは万能ではありません。
内容の確認や最終判断は人が行う必要があります。
しかし、繰り返し作業や文章作成をサポートしてくれるため、業務効率化の心強いツールになります
まとめ
ChatGPTは、文章作成だけでなく、メール作成や議事録整理、アイデア出しなど、日々の業務をサポートする便利なツールです。
一方で、「どのように業務へ取り入れればよいか」「自社に合った活用方法が分からない」と感じる企業も少なくありません。
Refinoでは、中小企業向けにAI活用や業務効率化のご相談を承っています。
「ChatGPTを業務に取り入れたい」
「Microsoft 365と組み合わせて効率化したい」
など、お気軽にお問い合わせください。
